Claves para simplificar procesos administrativos a través de la digitalización
Digitalizar los documentos supone numerosas ventajas para las empresas como: el ahorro de papel, la agilidad en los procesos o el archivo de los documentos para evitar pérdidas o su deterioro provocado por el paso del tiempo. Además, digitalizar los documentos permite que diferentes personas de una misma empresa puedan acceder a información que puedan necesitar, desde cualquier lugar y en el momento en que lo necesiten.
Pero, con la digitalización de los documentos estamos solo en el comienzo de todo lo que podemos hacer para simplificar y automatizar los procesos administrativos de nuestros negocios.
Por este motivo, en este artículo vamos a centrarnos en las herramientas de las que disponemos para simplificar los procesos administrativos, así como agilizar los procesos de trabajo que también deben digitalizarse, con el objetivo de automatizar tareas recurrentes que nos permiten optimizar nuestro tiempo para poder emplearlo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.
Cómo automatizar los procesos administrativos para ser más eficientes
Casi todo en la empresa son procesos administrativos. Quizá esta afirmación pueda sonar muy tajante, pero estos procesos son fundamentales para el buen funcionamiento de todos los departamentos de la empresa.
Es cierto que cuando hablamos de procesos administrativos tendemos a poner el foco en el departamento financiero o económico de una empresa o en actividades como son las facturas, la gestión de pedidos, albaranes o incluso la gestión de contactos. Pero estos procesos van mucho más allá. El “simple” hecho de pedir las vacaciones, organizar los calendarios de los equipos, gestionar currículums o el propio correo electrónico, también son procesos.
Por ello, el primer paso para comenzar la trasformación digital de nuestra empresa es analizar y documentar qué procesos tenemos en nuestra entidad que pueden ser automatizados. Esto se conoce como Modelo y Notación de Procesos de Negocio, o más comúnmente por su traducción anglosajona: Business Model and Notation (BPMN). Se trata de una notación o sistema de signos convencionales estandarizada o diseñada para representar la secuencia de actividades que conforman los procesos de una organización y los mensajes que fluyen entre los participantes y cada una de las actividades. Viene a ser una representación gráfica de los flujos de trabajo, así como equipos y personas implicados en ellos, incluyendo las relaciones que se establecen.
De este modo, desgranando cada proceso, documentaremos qué requieren y a quién afectan. Al plasmarlo gráficamente, podemos identificar si se están dando demasiados pasos y cómo podemos reducirlos, evitando las redundancias de tareas. Porque, según palabras de Satya Nadella, CEO de Microsoft: “La productividad es el motor del progreso humano, es lo que impulsa a nuestra sociedad hacia adelante. La promesa de la tecnología es ayudarnos a hacer más con menos esfuerzo”. Y esto es, precisamente, lo que hay que trasladar a nuestra empresa.
Simplificar procesos y evitar la redundancia de tareas
La teoría está muy bien, pero ¿cómo logramos poner todo esto en marcha? ¿Por dónde empezamos?
En la actualidad tenemos la suerte de contar con paquetes de herramientas que cumplen con esta función. Y no es un asunto baladí, ya que incorporando estos paquetes de herramientas a los procesos de la empresa podemos hablar de reducir de nueve minutos a 15 segundos el desarrollo de trabajos que suelen ser monótonos y aburridos. Son las tareas que más se repiten, las más tediosas, pero que son imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa.
Cuando estas actividades habituales se sintetizan e incluso se monitorizan, las personas responsables de ellas pueden pasar a hacer cosas de mayor valor tanto para la empresa como para el trabajador, que se sentirá más realizado y útil para la organización. Por ello, una vez se tienen identificados los procesos de los que depende nuestra empresa, los pasos a seguir son digitalizar dichos procesos, integrarlos y, en la medida de lo posible, automatizarlos.
Digitalizar los procesos de una empresa implica disponer de las herramientas que hay en el mercado, las cuales pueden oscilar desde los cinco euros al mes por cada usuario hasta alcanzar costes mucho más elevados. Estas herramientas se tienen que entender como una inversión, ya que cuando están totalmente instaladas e integradas en la empresa, nos ahorran mucho tiempo, y como todos sabemos: “el tiempo es oro”.
Algunos ejemplos aplicados a distintos departamentos de la empresa
Un ejemplo muy visual son los procesos comerciales. En muchas empresas sigue saliendo el comercial durante toda la semana a captar clientes o recoger pedidos y, cuando vuelve a la oficina, es cuando le trasfiere toda la información al departamento de administración o ventas.
Digitalizar este proceso es, simplemente, utilizar herramientas y dispositivos tan habituales como un smartphone, una tablet y una conexión a internet. En el momento de tomar nota del pedido, el comercial puede apuntar la información directamente a través de un dispositivo móvil y enviarla al departamento correspondiente que se encuentre en las instalaciones de la empresa.
De esta forma, el departamento afectado puede disponer de todos los datos de forma inmediata, acelerando así los tiempos de respuesta y ofreciendo un mejor servicio a los clientes.
Por otro lado, nos encontramos con los procesos de facturación; un aspecto muy interesante de digitalizar, ya que, incluso podemos valernos de la firma o el sello digitales incorporado en algunas herramientas para emitir facturas, que, a su vez, pueden ser archivadas en sus lugares correspondientes.
Lo mismo ocurre con otros procesos que gestionaríamos con las herramientas de productividad personal. Estos son el correo electrónico, el calendario y To Do (o agenda personal).
De esta forma, si al establecer las vacaciones, directamente se hacen en los calendarios digitales a los que toda la plantilla tiene acceso, cualquier empleado/a podrá verlo y saber a quién le afecta la ausencia del compañero/a para establecer las tareas que se han de realizar durante ese periodo.
El fin de todos estos paquetes de herramientas reunidos en un mismo software, no es otro que ganar horas de productividad, teniendo en cuenta que siempre será necesario un proceso inicial de adaptación para el personal de la empresa.
Por ello, cuando se implante cualquiera de las opciones de gestores digitales que hay en el mercado, se debe formar previamente a la plantilla para conocer todas las herramientas de las que se dispone, así como su funcionalidad. Pasados los momentos iniciales de resistencia al cambio, si logramos que la empresa pueda sacarles todo el partido a estas herramientas, podremos mejorar realmente los procesos y dejar de abusar tanto de las tablas de excel, como suele suceder.